Der Countdown: 12 Dinge, die Sie 12 Monate vor der Messe erledigt haben sollten

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12 Dinge, die Sie 12 Monate vor der Messe erledigt haben sollten

Ihr Messetermin ist noch 12 Monate entfernt? Dann haben Sie noch eine Menge Zeit, oder? Die Erfahrung zeigt: Die Zeit ist ein tückischer Gegner und die Aufgaben, die zu erledigen sind, ebenso. Oder, um es anders auszudrücken: der Schein trügt gewaltig, denn in „Messejahren“ sind 12 Monate im Nu vergangen.

Im Folgenden möchten wir Ihnen eine Checkliste von 12 Dingen an die Hand geben, die Sie 12 Monate vor Ihrem Messetermin erledigt haben sollten.

1. Stellen Sie fest, in welcher Form die Messe auf Ihr Marketing einzahlt

Jeder Messeauftritt hat selbstverständlich einen Zweck. Möchten Sie ein neues Produkt in einem neuen Markt einführen? Ihre bestehenden Dienstleistungen in einem bestehenden Markt stärker etablieren oder mit Ihrem Produkt in eine neue Region expandieren? Auch die Stärkung bereits existierender Kundenbeziehungen kann ein Marketingziel für eine Messe sein. So oder so ist es unerlässlich, dass Sie vor jeder Messe Ihre Marketing-Strategie genau definieren und alle Vorbereitungsschritte auf dieses Ziel ausrichten. Für den Erfolg eines Messeauftritts ist das von enormer Bedeutung.

2. Auf welche Produkte möchten Sie Ihren Fokus legen?

Ihr Unternehmen produziert möglicherweise dutzende, sogar hunderte verschiedener Produkte. Natürlich können Sie nicht alle diese Artikel auf einer Messe präsentieren. Sie würden nicht nur sich selbst, sondern vor allem Ihre Besucher überfordern. Daher macht es mehr Sinn, sich auf die Produkte zu konzentrieren, die auf Ihr Marketingstrategie (siehe Punkt 1) einzahlen. Ein kleiner Tipp von uns: 70 % der Messebesucher suchen nach etwas Neuem. D.h. vielleicht ist es ratsam, dass Sie neben Ihrem „Standard-Sortiment“ eine Neuheit bzw. ein Upgrade präsentieren, welches als Besuchermagnet fungiert und Sie somit die Zahl der Interessenten an Ihrem Stand erhöhen.

3. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

Seien wir ehrlich, es ist der Traum jedes Unternehmens auf einer Messe auszustellen, wo die Besucher verzweifelt die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens kaufen möchten. Wenn man keine Messe veranstalten kann, wo nur die eigenen Produkte präsentiert werden – wie es z.B. Apple auf seiner Entwicklerkonferenz WWDC tut – dann sollte man sich Gedanken zu seiner Zielgruppe machen.

Die wohl wichtigste Frage ist: Wer sind die Entscheidungsträger in Ihrer Branche? Darauf basierend wählen Sie die Messe aus, die für Ihre Produkte und Dienstleistungen die größte Chance auf Erfolg verspricht. Messen sind in der Regel kostspielig, deshalb sollte es in Ihrem Interesse liegen, dass Besucher Ihren Stand besuchen, die die Macht haben eine Kaufentscheidung zu treffen.

4. Identifizieren Sie Ihre Messe-Ziele

Erklären Sie Ihren Standmitarbeitern deutlich, welche Ziele Sie während der Messe erreichen möchten. Machen Sie diese Ziele messbar. Beispiele hierfür können sein:

  • Anzahl der generierten Leads
  • definierte Verkaufszahlen
  • Marketinginformationen
  • Informationen über Ihre Zielgruppe

5. Schreiben Sie einen Messeplan

Es klingt subtil, aber das Aufschreiben eines detaillierten Messeplans hilft Ihnen nicht nur bei der Planung einer Messe, sondern auch bei der Nachbereitung. Denn wenn Sie den Messeplan im Nachhinein lesen, werden Sie Punkte identifizieren, die hätten optimiert werden können. Ein solcher Plan enthält alle Elemente, die vor, während und nach der Messe zu tun sind. Darüber hinaus sind alle Aufgaben Ihres Ausstellungs-Teams sowie ein genauer Zeitplan enthalten.

6. Legen Sie ein Messebudget fest

Das Messebudget sollte alle Bestandteile, die zur Durchführung einer Messe notwendig sind, beinhalten. Neben den Anmeldegebühren und die Kosten für die Flächenmiete, sollten Transport- und Servicekosten mit inbegriffen sein. Darüber hinaus  sollten die Kosten für das Ausstellungsdesign, die Grafik- und Displaymaterialien sowie für Werbung, Promotion und besondere Aktivitäten enthalten sein. Gerne werden im Kostenplan für eine Messe die Reise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten für das  Team vergessen – bitte daran denken.

7. Reservieren Sie Ihren Standplatz

Die besten Standplätze sind meistens sehr schnell vergriffen! Um den gewünschten Standplatz zu erhalten, sollten Sie frühzeitig reservieren. Vermeiden Sie billige Plätze in den seitliche Gassen oder in der Nähe der WCs. Zwar sparen Sie Standgebühren, zahlen aber indirekt mehr, da Sie Abseits der Besucherströme positioniert sind und somit die Zahl der potenziellen Kunden geringer ausfällt.

8. Einlagen bezahlen

Um unnötige Kopfschmerzen oder sogar Verzugskosten aus dem Weg zu gehen, stellen Sie sicher, dass die erforderliche Einlage bzw. Vorauszahlung bezahlt worden ist. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihre Buchhaltungsabteilung und lassen Sie sich die Zahlung bestätigen.

9. Stellen Sie sicher, dass das Standdesign Ihre Ziele erfüllt

Jede Messe ist anders! Was auf der einen Ausstellung gut geklappt hat, muss nicht anderswo genauso gut funktionieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Design, Ihre kommunikative Botschaft in Ihre Marketingstrategie (siehe Punkt 1) passt und Ihr Unternehmensimage fördert. Wie ein Stand aufgebaut ist, zählt selbstverständlich ebenso dazu. So sollte es immer einen ruhigen Ort geben, wo mit sehr aussichtsreichen Kunden gesprochen werden kann.

10. Bewerten Sie Ihren aktuelle Messestand

Unterziehen Sie Ihren aktuellen Messestand bzw. Ihrem Standdesign einer kritischen Prüfung. Sind die Design- und Displayelemente immer noch scharf und fehlerfrei oder sind sie verblichen und abgenutzt? Besonders, wenn Ihr Messestand oft von A nach B über den ganzen Globus transportiert wird. Somit können Sie böse Überraschungen vor Ort vermeiden und rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten.

11. Kaufen Sie nach Bedarf neue Elemente für Ihren Messestand

Bestellen Sie neue Grafiken und Displays so früh wie möglich. So haben Sie genügend Zeit bei Fehlern notwendige Korrekturen vornehmen zu lassen und/oder eine bessere Verhandlungsposition, wenn Sie das Angebot mit Ihren Lieferanten verhandeln möchten. Bitte achten Sie auch darauf, dass die alten Teile entsorgt werden. Nicht selten passiert es, dass das Standpersonal über Neuerungen nicht informiert wird und versehentlich die älteren Elemente aufbaut.

12. Bestellen Sie Zubehör und Service-Leistungen frühzeitig

Zu einem Messestand gehören in den meisten Fällen viele Zubehörartikel sowie Zusatzleistungen. Ob Elektrizität, Audio- / Videogeräte, Standreinigungsdienste, Pflanzen und Blumen, Telefon- und Computeranschlüsse, Abfallentsorgung und Möbel – all diese Elemente müssen verfügbar sein, bestellt und überprüft werden. Wenn Sie die Bestellung frühzeitig bei entsprechenden Dienstleistern aufgeben, können Sie nicht nur Nerven, sondern bares Geld sparen.

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